「DXはアジャイルだ！！」の一言で始まったコープのアジャイル。
なにもわからない中で、まず私たちがやったことはアジャイルでプロジェクトを進めるためのツール（方法）を揃えることでした。

結論、情報共有の方法が変わると仕事の仕方が変わる！
元々組織内で使えるチャットはあったものの、多くのコミュニケーションはメールで仕事をしていました。しかし、今はもう戻れないかも…！

そんな変化をもたらした新しいツールを導入して慣れていくまでの流れを紹介します。

アジャイルで進めるためのツール探しと導入検討

アジャイル手法を取り入れる中で、やるべきこと、やったことを可視化するタスク管理ツールと外部ともスムーズにやりとりをするためのコミュニケーションツールの導入が必要だ！ということになりました。

アジャイルってなんだ・・・？という方はこちらを参照ください！

１．タスク管理ツール

タスク管理ツールって世の中にたくさんあるんですよね…そのため、代表的なタスク管理ツールをピックアップして、機能や料金を比較する表を作成しました。多くのツールが「一カ月間無料トライアル」を実施しているので、お試し登録をしてそれぞれの使用感を試してみました。

が、結果よくわかんないんです。だって、今までタスク管理ツールなんで使ったことがないから(笑)
なので、ツールを選ぶ基準を「みんなが使いこなせるか」に設定し、これから使っていくものを決めました。

例えば、提供元の会社が海外の場合は、日本語表記は直訳されたものが多く、違和感があったので候補から外しました。あとは、機能がシンプルでわかりやすいか、そして料金を軸にいくつかのサービスを比較しました。
その結果、選んだタスク管理ツールは株式会社ヌーラボの「Backlog」を現在は活用しています。

２．コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、迷わず、Slackを導入することが決まりました。Slackは、パートナー会社や複数の生協と簡単にコネクトできるからです！

新しいツールを活用するために運用ルールを作ってみた

今ではみんなが使いこなしているツールですが、使い始めた頃は「どう活用したらいいのかわからない」という戸惑いがありました。

一つのタスクの状態（ステータス）の定義や更新のタイミングが個人で異なったり、「こんな参加人数が多いチャンネルにくだらない質問していいのか…」と心配になったり…

そこで、Backlog・Slack共に「運用ガイド」を作成しました。

１．タスク管理ツール

運用ガイドは、ツールを使う目的をはじめ、タスクの作成・更新タイミングのルールや運用ポイントを共有しやすいよう、＜Backlog運用ガイド・目次＞の構成で作成しています。

例えば運用ポイントには

• 毎日backlogを確認する時間を設け、日々のタスク管理を習慣化する

• 定期的な進捗確認に加え、定期的に棚卸をする
  　　∟長く着手されていないもの、状況が変更されていないものなどを、現状に合わせてアップデートする
  　　∟月に1度程度の頻度で行う

• タスクの粒度は、1日以下で処理できるように分解する
  　　∟タスクの実施内容が明確になる
  　　∟作業分担がしやすくなる
  　　∟分解できないときは、実施に際する不明確な点が残っている

と明記し、Backlogでタスクを管理するタイミングや、タスク分解する際の作業量目安まで記載しています。そうすることで、標準化されたタスクを作ることができ、「確認する習慣を付けよう」という意識が出るようになりました！

２．コミュニケーションツール

Slack運用ガイドには、管理ツールと同様、ツールを使う目的と、投稿時のルールや各チャンネルの用途が書かれています。

例えば、投稿時の利用ポリシーには

• 相手の発言の意図が確認したいときも、slackチャンネル内で質問する
  　　∟テキスト中心のやりとりのみでは、相互に内容の把握度合いに違いが発生しやすいため、躊躇せず真意を確認し合う

• コミュニケーションの質を高めるため要点を簡潔に書き、以下は省略・回避する
  　　∟投稿冒頭のあいさつ(「お疲れ様です。」など)
  　　∟ユーザー名のあとの敬称(@username さん)
  　　∟単なる長文メールの置き換え(読まれない文章にならないようにシンプルに記載する)

など、割と細かいルールを作って記載しています。
ルールが決まっていると「さんを付けなくても失礼じゃない！」と思うことができるので心理的にも安心して「さん」抜きメンションできるんですね～。

こういった「運用ガイド」を最初に作ることで、迷った際に立ち返ることができますし、新任者へのマニュアルにも活用してルールを共有することができます！

ツールを使い始めてから今

最初は使いこなせるか不安でしたが、ルールに則りBacklog・Slackを使っていくと…あら便利！！！！

次回は、ツールを導入してどのような効果があったか紹介します！